ATK-palvelin

Jos kerhon sivut ovat ylioppilaskunnan serverillä, se saavuttaa ylläpidon helpoiten osoitteesta yllapito@ltky.lut.fi. HUOM! Olemme Funetin verkossa, joten LTKY:n serverillä sijaitsevilla sivuilla ei saa mainostaa.

POSTILAATIKKO

Jokaisen kerhon oma postilaatikko sijaitsee ylioppilaskunnassa. Postilaatikon sisältö pitäisi käydä tyhjentämässä vähintään kerran viikossa.

PÖYTÄKIRJAT

Alkuperäiset pöytäkirjat sääntömääräisistä kevät- ja syyskokouksista liitteineen on toimitettava ylioppilaskuntaan. Myös mahdolliset hallituksen kokousten pöytäkirjat. HUOM: projektiavusutksia ei myönnetä, mikäli kerho ei ole toimittanut aikaisempien vuosien pöytäkirjojaan yo-kuntaan!!

Kevätkokouksen pöytäkirjan liitteet:

• esityslista
• toimintakertomus (edelliseltä vuodelta)
• tilinpäätös (edelliseltä vuodelta)

Syyskokouksen pöytäkirjan liitteet:

• esityslista
• toimintasuunnitelma (seuraavalle vuodelle)
• talousarvio (seuraavalle vuodelle)

Esimerkkejä esityslistoista ja pöytäkirjoista: Täältä

KIRJANPITO

• Kerhonen tiliotteet tilataan pankista suoraan ylioppilaskuntaan.
• Rahastonhoitaja toimittaa kaikki maksetut laskut ja muut kuitit ylioppilaskuntaan vähintään kuukausittain.
• Kerhon mahdollinen käteiskassa siirretää pankkiin vuoden lopussa ennen tilinpäätöstä.
• Rahastonhoitaja pitää käteiskassan tapahtumista vapaamuotoista kassakirjaa (vaikka ruutupaperille), jossa näkyvät kaikki käteiskassan tulot ja menot. Kassakirjaan ei sisälly muita pankin tapahtumia kuin nostot käteiskassaan tai siirto kassasta pankkiin. Muut pankin tapahtumat näkyvä suoraan tiliotteelta, joten niistä ei tarvitse pitää kirjaa.

TALOUSASIAT

Kerhot ovat taloudellisesti ja juridisesti ylioppilaskunnan alaisia. Kerhot ovat vastuussa toiminnastaan ylioppilaskunnalle eivätkä näin ollen voi yksinään tehdä merkittäviä taloudellisia sitoumuksia kolmannen osapuolen kanssa ilman ylioppilaskunnan hyväksyntää.

KERHOJEN YRITYSYHTEISTYÖ

• 
  Kerhojen tulee miettiä, minkälainen yritysyhteistyö on järkevää ja
  oleellista kerhon toiminnan kannalta.
• Yhteistyöstä sovittaessa tulee muistaa, että nimenkirjoitusoikeus on vain
  ylioppilaskunnan hallituksen puheenjohtajalla ja pääsihteerillä.
• Tämä tarkoittaa sitä, että jokaisen yhteistyösopimuksen on
  kierrettävä aina myös ylioppilaskunnan kautta ennen kuin se astuu
  voimaan.
• Tällä tavoin ylioppilaskunta pysyy myös tietoisena siitä, millaisia
  sopimuksia kerhoilla on.
• Huomioitavaa on, että jos molemmat osapuolet sitoutuvat täyttämään
  jonkin velvoitteen, kysymyksessä on sopimus.
• Yritysyhteistyö on toki kannatettavaa, jos se nähdään järkeväksi